1.              Purpose / MỤC ĐÍCH

To establish the system for the inspection, monitoring and certification of cleaning and pest control service which is carried out by each asset outsourced contractors so as to ensure that agreed service levels are achieved by these contractors.

Mục đích của quy trình này nhằm thiết lập hệ thống cho việc kiểm tra, giám sát và xác nhận dịch vụ vệ sinh văn phòng và kiểm soát côn trùng được thực hiện bởi nhà thầu phụ tại mỗi tòa nhà đảm bảo đạt chất lượng.

• SCOPE / PHẠM VI ÁP DỤNG

Applies to the inspection, monitoring and certification of outsourced services on cleaning and pest control works that are carried out in all premises wholly owned and managed by Mapletree SEA BU in VN.

Quy trình này áp dụng cho việc kiểm tra, giám sát và xác nhận của nhà thầu cung cấp dịch vụ vệ sinh và kiểm soát côn trùng tại tất cả các tòa nhà.

• DEFINITIONS / ĐỊNH NGHĨA

SEA BU    :     SEA CEO/CEO, VN / TGĐ vùng Đông nam á/TGĐ VN

PM             :     Property Manager / Giám đốc Tòa nhà

Staff           :     Outsourced Supervisor/Quality Controller/Executive Officer/Operation Officer:        Nhân viên        :           Giám sát quản lý nhà thầu phụ/Giám sát quản lý chất lượng /Chuyên viên vận hành/Chuyên viên quản lý hoạt động

Cleaners /Cleaner Supervisor:  Outsourced cleaning vendor staff or Supervisor 

Nhân viên vệ sinh / Giám sát vệ sinh : Nhân viên vệ sinh hoặc Giám sát vệ sinh nhà thầu phụ

Inhouse cleaner/supervisor /Nhân viên hoặc Giám sát vệ sinh nội bộ.

• APPLICABLE SITES / ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG

This procedure applies to all the properties wholly owned and/or managed by Mapletree SEA BU in Vietnam.

Quy trình này áp dụng cho tất cả các tòa nhà hoàn toàn sở hữu và/ hoặc quản lý bởi Mapletree SEA BU tại Việt Nam.

• RESPONSIBILITY / TRÁCH NHIỆM

1. Staff is responsible for monitor the tasks carried out by the contractors are in accordance with the work schedules, work scopes and established standards, where applicable, as stated in the service contracts.

Nhân viên phụ trách chịu trách nhiệm giám sát công tác thực hiện của các nhà thầu phụ có đáp ứng đúng theo lịch trình, phạm vi công việc cho từng việc cụ thể tùy từng tòa nhà như đã quy định trong Hợp đồng dịch vụ.

• Staff shall liaise with the contractors’ supervisors / operations team as and when required for the rectification of lapses in performance standards.

Nhân viên phụ trách phối hợp với Giám sát nhà thầu hoặc bộ phận hoạt động khi cần để yêu cầu điều chỉnh dịch vụ kém chất lượng so với các yêu cầu đã quy định.

• PROCEDURE/ QUY TRÌNH

1. CLEANING SERVICE / DỊCH VỤ VỆ SINH

6.1.      Monitoring Roll calls cleaning staff / Kiểm soát điểm danh nhân viên vệ sinh

1. Roll calls shall be conducted at least every fortnight for any shift is more than 3 cleaners to ensure cleaning vendor’s agreed headcount in order. Any absenteeism staff without valid reason shall be noted for LD imposed at the end of that month.

Thực hiện điểm danh nhân viên vệ sinh ít nhất 2 lần / tháng  của mỗi ca nếu  tổng số lượng nhân viên của ca hơn 3 nhân viên, nhằm đảm bảo nhà thầu đã cung cấp đủ số lượng nhân sự như đã cam kết. Nếu bất kỳ nhân viên nào vắng mặt không có lý do chính đáng sẽ ghi nhận để cấn trừ phạt vi phạm vào cuối tháng.

• Each roll can be in either following manner (i) Selected workers are called to report at the designated area; or (ii) Adhoc checks to be conducted at the deployed location to check their presence. 

Điểm danh bằng một trong những hình thức sau (i) Lựa chọn ngẫu nhiên nhân viên vệ sinh hiện diện tại khu vực quy định để điểm danh; Hoặc (ii) Ngẫu nhiên kiểm tra tại khu vực nhân viên đang làm việc để kiểm tra sự hiện diện của  nhân viên.

• A daily deployment list or attendance listing may be used in conducting roll calls (sample form attached). Records shall be kept at Management Office of such random or fortnight checks conducted.

Danh sách liệt kê nhân viên vệ sinh được điều động làm việc hàng ngày có thể được sử dụng để thực hiệm điểm danh (Mẫu đính kèm). Danh sách này sẽ được lưu giữ tại BQLTN để thực hiện kiểm tra ngẫu nhiên hoặc 2 lần/tháng.

Note/Ghi chú:

Section 6.1 does not apply to performance based cleaning contracts without fixed    headcount specified

Phần 6.1 không áp dụng thực hiện đối với các Hợp đồng vệ sinh không quy định số lượng nhân viên cụ thể.

6.2.    Monitoring Cleaner Attendance monthly/Kiểm soát chấm công nhân viên vệ sinh hàng tháng

1. The finger print attendance system installed to monitor the attendance of cleaner; Staff shall check monthly to ensure that contractor’s agreed headcount is in order.

Máy chấm công được cài đặt để giám sát sự hiện diện của các nhân viên vệ sinh, Nhân viên BQLTN kiểm tra máy công công hàng tháng đảm bảo số lượng nhân viên vệ sinh được cung cấp đầy đủ theo thỏa thuận.

• Cleaning vendor tabulate the Attendance sheet (template sample of Attendance attached), send to PM staff for checking, if there is any shortfall headcount, the Liquidation damages shall be imposed as stated in the service contract.

Nhà thầu vệ sinh thiết lập Bảng chấm công hàng tháng (theo mẫu đính kèm) gửi cho BQLTN kiểm tra, nếu thiếu nhân sự sẽ áp dụng phạt vi phạm như quy định trong Hợp đồng dịch vụ.

• The Attendance sheet shall be signed off by Property Manager and confirmed by cleaning vendor before issuing VAT invoice with deductible amount of imposed Liquidation damages (if any) accordingly.

Bảng chấm công sẽ được Giám đốc tòa nhà và nhà thầu vệ sinh ký xác nhận trước khi xuất hóa đơn và cấn trừ số tiền phạt vi phạm (nếu có).

6.3 Master cleaning schedule / Kế hoạch vệ sinh tổng thể

a) Cleaning vendor submit Master cleaning schedule whole year (template sample attached) with scope of works and frequency as specified in the service contract to Building Management for approval.

     Note: Schedule can be adjusted and re-approval during operation of the year.

Nhà thầu vệ sinh cung cấp Bảng kế hoạch vệ sinh tổng thể cả năm (mẫu đính kèm) với các công việc vệ sinh định kỳ như đã nêu trong hợp đồng dịch vụ cho BQLTN phê duyệt.

Ghi chú: Kế hoạch có thể được điều chỉnh và phê duyệt lại trong suốt năm hoạt động.

b)  Staff checks the Master schedule is relevant to scopes of works stated in the service contract, and   submit to Property Manager for approval, follow up works performed by cleaning vendor accordingly.

Note: Actual works carried out can be earlier or later than approved schedule with valid reason depend on operation event from time to time at each building during the year.

Nhân viên  BQLTN kiểm tra nội dung công việc nêu trong bảng kế hoạch có như nội dung đã nêu trong hợp đồng dịch vụ hay không trước khi trình Giám đốc tòa nhà phê duyệt. Nhân viên BQLTN theo dõi nhân viên vệ sinh thực hiện công việc vệ sinh định kỳ như đã nêu.

Ghi chú: Thời điểm thực hiện vệ sinh định kỳ có thể sớm hoặc muộn hơn kế hoạch phê duyệt với lý do hợp lý tùy thuộc vào hoạt động thực tế tại từng thời điểm trong năm của từng tòa nhà.

6.4    Daily Cleaning inspection / Kiểm tra vệ sinh hàng ngày

1. Staff shall conduct daily (except non-working day) cleaning inspection at toilets and common areas (lobby, lift lobbies, lifts/ escalator, corridors, directories, driveway, parking area…). (template of daily inspection checklist attached)

Note: Toilets check shall be random floors every morning or afternoon time.

Nhân viên BQLTN thực hiện kiểm tra vệ sinh hàng ngày (ngoại trừ các ngày không làm việc) tại nhà vệ sinh và các khu vực chung (sảnh chính, sảnh thang máy các tầng, thang máy/ thang cuốn, hành lang các tầng, biển hiệu, lối xe chạy, bãi đỗ xe…). (Mẫu Checklist kiểm tra hàng ngày đính kèm)

• During routine inspection of common areas, Staff shall check any non-compliance i.e. obstruction, disposal, signs of subletting etc at commons areas. If found, note into the Checklist (use same form of daily inspection checklist), and inform relevant department to solve it.

Khi kiểm tra khu vực chung, nhân viên BQLTN đồng thời kiểm tra các hạng mục không tuân thủ quy định của tòa nhà như rác, chướng ngại vật, biển hiệu.. đặt tại khu vực chung tòa nhà. Nếu phát hiện, ghi nhận vào Biên bản kiểm tra (sử dụng cùng Mẫu biên bản kiểm tra hàng ngày), vào thông báo bộ phận liên quan để xử lý.

• Daily inspection checklist shall be signed off be inspected staff, and file it at Management Office accordingly.

Biên bản kiểm tra hàng ngày sẽ được nhân viên kiểm tra ký xác nhận, lưu biên bản kiểm tra tại BQLTN. 

  6.5   Periodical Cleaning inspection / Kiểm tra vệ sinh định kỳ:

Staff shall conduct the inspection of cleaning works done periodically by vendors as per approved Master cleaning schedule. Frequency of cleaning works performed weekly/monthly/quarterly shall be inspected by Staff accordingly (template of inspection checklists attached), Staff signs off the checklists after inspected and file it at Management Office.

Nhân viên BQLTN thực hiện kiểm tra công việc vệ sinh định kỳ của nhà thầu theo Bảng kế hoạch công việc vệ sinh đã được phê duyệt. Tần suất vệ sinh định kỳ theo Tuần/Tháng/3 tháng (xem mẫu kiểm tra đính kèm), nhân viên BQLTN ký xác nhận biên bản sau mỗi lần kiểm tra và lưu biên bản tại Ban quản lý tòa nhà.

6.6 Monitoring of Cleaner’s Medical Condition / Kiểm soát Giấy khám sức khỏe của nhân viên vệ sinh

1. The Vendor provider is to submit a valid medical report of all cleaners above statutory retirement age or age mentioned in the service contract.

Nhà thầu gửi Giấy khám sức khỏe của tất cả các nhân viên vệ sinh nếu trên tuổi nghỉ hưu hoặc tuổi quy định trong hợp đồng dịch vụ.

• All medical reports submitted must be current and valid for maximum of 12 months from the date of said report

Tất cả Giấy khám sức khỏe phải là kết quả mới khám và còn hiệu lực trong vòng 12 tháng kể từ ngày khám.

• The new medical report will have to be re-submitted after the expiry of the 12 months period if the worker continues to be deployed in the premises not later than 14 days from the start of new deployment term.

Note: A statement of “certified fit” must be clearly stated in the report by a Doctor.

Giấy khám sức khỏe mới sẽ được lập và gửi lại cho BQLTN không muộn hơn 14 ngày sau khi hết hạn 12 tháng và nếu nhân viên vệ sinh đó được tiếp tục gia hạn làm việc tại Tòa nhà.

Ghi chú: Kết quả Giấy khám sức khỏe đảm bảo “Đủ sức khỏe” được xác nhận bở Bác sĩ.

B.  PEST CONTROL SERVICE / DỊCH VỤ DIỆT CÔN TRÙNG

1. The Schedule of Pest control service monthly or every 2 months or quarterly subject to Specification stated in the Service Contract shall be submitted by Service Contractor at least 14 days in advance.

Lịch diệt côn trùng định kỳ theo tháng, 2 tháng hoặc quý tùy thuộc vào nội dung nêu trong Hợp đồng dịch vụ sẽ được nhà thầu diệt côn trùng gửi trước ít nhất 14 ngày cho BQLTN.

• Staff shall check the schedule, especially Pest control services in Tenant’s premises  (where applicable), Staff will send tenants notice to get confirmation before service can be carried out in their premises.

Nhân viên BQLTN kiểm tra lịch thực hiện dịch vụ diệt côn trùng, đặc biệt đối với lịch xử lý côn trùng bên trong khu vực khách thuê (tùy tòa nhà áp dụng). Nhân viên BQLTN gửi thông báo lấy xác nhận của khách thuê về thời gian có thể thực hiện được dịch vụ bên trong văn phòng của khách.

• Staff shall monitor the work performed by service provider at commons areas, sign off the service acceptance minutes provided by vendor, and file it accordingly at Management Office.

Nhân viên BQLTN phải giám sát nhân viên kỹ thuật nhà thầu diệt côn trùng khu vực chung tòa nhà và ký xác nhận Biên bản hoàn thành công việc (Mẫu biên bản do nhà thầu cung cấp), lưu biên bản tại văn phòng BQL.  

• For works performed in tenants’ premises, Staff shall escort pest control technician during their performance work. Records shall be signed off by Staff, respective tenant and vendor’s technician. (Template of service confirmation form attached), and file it accordingly at Management Office.

Nhân viên BQLTN phải đi cùng nhân viên kỹ thuật nhà thầu diệt côn trùng trong suốt thời gian thực hiện dịch vụ bên trong văn phòng khách thuê, Biên bản hoàn thành công việc sẽ được Kỹ thuật viên nhà thầu, Nhân viên BQLTN và khách thuê ký xác nhận (Mẫu biên bản đính kèm), lưu biên bản tại văn phòng BQL.

• REFERENCE DOCUMENTS /TÀI LIỆU THAM KHẢO

• Service Contract / Hợp đồng dịch vụ

• RECORDS / LƯU HỒ SƠ

• Cleaners Roll calls/Danh sách điểm danh nhân viên vệ sinh
• Cleaner Monthly Attendance / Bảng chấm công vệ sinh hàng tháng
• Cleaners medical check report if workers above statutory retirement age./ Kết quả khám sức khỏe đối với nhân viên quá tuổi về hưu theo quy định.
• Cleaning inspection daily and periodically by PM Staff / Phiếu kiểm tra vệ sinh hàng ngày và định kỳ của nhân viên BQLTN.
• Periodical cleaning master schedule / Kế hoạch vệ sinh định kỳ.
• Pest control service done records / Biên bản hoàn tất dịch vụ diệt côn trùng.

• APPENDICES/ PHỤ LỤC

Attachments are template of forms/checklists that shall be filled in scope of works as stated in the service contract of each building.

Đính kèm là các mẫu checklists, mỗi tòa nhà sẽ điền nội dung phù hợp phạm vi công việc được nêu trong hợp đồng dịch vụ cụ thể của mỗi tòa nhà.